Huishoudelijke reglement

Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 Algemeen

1. Dit huishoudelijk reglement regelt de organisatie van de vereniging.
2. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld, aangevuld en/of gewijzigd door de algemene vergadering.
3. Aanvullingen en/of wijzigingen treden niet in werking, alvorens zij door de algemene vergadering zijn goedgekeurd.

Artikel 2 Lidmaatschap

1. Het bestuur beslist over de toelating tot het lidmaatschap.
2. Het lidmaatschap vangt aan bij de toetreding tot de vereniging.
3. Als een lid een tuin beschikbaar wordt gesteld, wordt het lidmaatschap aangegaan voor onbepaalde tijd en per kalenderjaar.

Artikel 3 Opzegging of ontbinding van de huurovereenkomst

1. Opzeggen van de overeenkomst dient schriftelijk te geschieden met inachtneming van een termijn van 4 weken. Het lidmaatschap kan in bepaalde gevallen desgewenst als lid zonder tuin worden gecontinueerd.
2. Opzeggen dient schriftelijk te gebeuren bij het secretariaat van de vereniging. Er moet wel voor het hele lopende jaar betaald worden.
3. Bij beëindiging van de tuin dient deze “als zwarte grond” te worden opgeleverd. Aanwijzigingen hiervoor worden gegeven in het tuinreglement.

Artikel 4 Ereleden

1. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een persoon die zich in het kader van de doelstelling van volkstuinen in het algemeen en voor de vereniging in het bijzonder zeer verdienstelijk heeft gemaakt, het predicaat ‘erelid’ verlenen. Tot lid van verdienste kunnen worden benoemd de leden die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt.
2. Ereleden, die geen lid zijn van de vereniging, kunnen de ledenvergaderingen bijwonen en hebben daarin een adviserende stem. De oproepingen voor de ledenvergaderingen worden aan hem toegezonden.

Artikel 5 Kandidaten bestuur

1. Bestuursleden worden benoemd uit door het bestuur of door tenminste 4 leden van de vereniging gestelde kandidaten tot uiterlijk twee dagen vóór de datum waarop de betreffende algemene vergadering wordt gehouden.

Artikel 6 Taken voorzitter

1. Tot de taken van de voorzitter behoort in het bijzonder:

a. het leiden van de leden- en bestuursvergaderingen.
b. het toezien op de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement.
c. het toezien op de uitvoering van de besluiten van de ledenvergadering.
d. het doen uitvoeren van de besluiten van het bestuur.
e. het ondertekenen van alle van het bestuur uitgaande stukken.
f. het regelmatig beleggen van bestuursvergaderingen, een en ander onverminderd de verantwoordelijkheid van het bestuur.

Artikel 7 Taken secretaris

1. Tot de taken van de secretaris behoort in het bijzonder:

a. het opmaken van de notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen.
b. het ter kennis brengen aan het bestuur van alle ingekomen stukken.
c. het schrijven van convocaties voor vergaderingen, het opmaken van brieven, het voeren van de ledenadministratie en het bijhouden van het tuinenregister.
d. het zorgvuldig en ordelijk bewaren van de notulen, akten, jaarverslagen, belangrijke in- en uitgaande brieven en overige daarvoor in aanmerking komende bescheiden der vereniging.
e. het opmaken van het jaarverslag als bedoeld in artikel 10 een en ander met inachtneming van de door het bestuur te geven aanwijzingen.

2. Het bestuur ziet toe op de handelingen van de secretaris en is tegenover de ledenvergadering verantwoordelijk voor het door de secretaris gevoerde beheer.

Artikel 8 Taken penningmeester

1. Tot de taken van de penningmeester behoort in het bijzonder:

a. het voeren van de financiële administratie der vereniging met inbegrip van een administratie van de bezittingen der vereniging.
b. het innen van de inkomsten der vereniging en het betalen van de door de vereniging verschuldigde gelden.
c. het adviseren van het bestuur bij het nemen van besluiten die financiële gevolgen hebben.
d. het opmaken van de jaarrekening als bedoeld in artikel 10.
e. het zorgvuldig en ordelijk bewaren van de financiële bescheiden der vereniging en het overbrengen van deze bescheiden naar de secretaris zodra ze voor de financiële administratie niet meer nodig zijn, een en ander met inachtneming van de door het bestuur te geven aanwijzingen.

2. Het bestuur ziet toe op de handelingen van de penningmeester en is tegenover de ledenvergadering verantwoordelijk voor het door de penningmeester gevoerde beheer.

Artikel 9 Jaarverslag en jaarrekening

1. Na afloop van elk kalenderjaar stelt het bestuur het door de secretaris opgemaakte jaarverslag en de door de penningmeester opgemaakte jaarrekening vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de ledenvergadering.
2. In het jaarverslag en de jaarrekening worden de gegevens opgenomen, die voor de ledenvergadering noodzakelijk zijn ter beoordeling van het beleid van het bestuur.

Artikel 10 Commissies; algemeen

1. De vereniging en het bestuur kunnen worden bijgestaan door de volgende commissies:

a. de inkoopcommissie;
b. de financiële controlecommissie.
c. de adviescommissie geschillen
d. de onderhoudscommissie
e. de tuincommissie
f. de activiteitencommissie inclusief kantinediensten

2.

a. De commissies hebben tenminste drie leden. De leden van de financiële controlecommissie worden benoemd voor de tijd van drie jaar. De leden van overige commissies voor onbepaalde tijd.
b. Commissieleden kunnen tussentijds door het tot benoeming bevoegde orgaan worden ontslagen. Ook ontslagname door betrokkenen is mogelijk.
c. Benoembaar zijn leden van de vereniging en partners van leden.
d. In de kascommissie en de adviescommissie geschillen zijn geen partners als lid benoembaar.
e. Elke door bestuur benoemde commissie heeft een bestuurslid als aanspreekpunt.

3. Het bestuur ziet toe op de handelingen van de commissies. De commissies brengen na afloop van elk kalenderjaar aan het bestuur verslag uit van hun werk en bevindingen. Deze verslagen worden opgenomen in het jaarverslag en de rekening en verantwoording.

4. Het tot benoeming bevoegde orgaan kan de commissies aanwijzingen geven omtrent het te voeren beheer. De commissies zijn voor het gevoerde beheer verantwoording schuldig aan het bestuur en geven het daarover alle verlangde inlichtingen.

Artikel 11 Inkoopcommissie

1. De inkoopcommissie is belast met het inkopen van zaad, pootgoed, planten, struiken, gereedschappen en andere materialen ten behoeve van het amateurtuinieren, en met het verkopen van die materialen aan de leden.
2. De inkoopcommissie draagt zorg, dat de geldelijke verplichtingen aan leveranciers in totaal niet boven een door het bestuur te bepalen bedrag komen. Voor het aangaan van verplichtingen boven dit bedrag is goedkeuring nodig van het bestuur.
3. De inkoopcommissie is bevoegd de door de leden te betalen verkoopprijs zodanig vast te stellen, dat- na aftrek van kosten- een matige winst ten bate van de verenigingskas wordt gemaakt
4. De inkoopcommissie wijst één van haar leden aan voor het houden van de kas van de inkoopcommissie.
5. Eén keer per maand maakt de inkoopcommissie een overzicht van de gemaakte inkoopkosten en de ontvangen verkoopopbrengsten.
Zij overhandigt dit overzicht aan de penningmeester en stort tegelijk het saldo van de geldmiddelen in de verenigingskas.

Artikel 12 Financiële controlecommissie

1. De financiële controlecommissie heeft tenminste drie leden. Zij worden voor de tijd van drie jaar benoemd door de ledenvergadering. Na hun aftreden zijn zij niet herkiesbaar gedurende een jaar.
2. De commissie is te allen tijde bevoegd inzage te vorderen van de bescheiden der vereniging die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van het financieel beheer.
3. De leden van het bestuur en van de commissies zijn verplicht aan een dergelijke vordering te voldoen en geven de commissie ook overigens alle verlangde inlichtingen.
4. De commissie is bevoegd zich op kosten der vereniging te doen bijstaan door een financieel deskundige.

Artikel 13 Adviescommissie geschillen

1. De algemene vergadering kan een adviescommissie geschillen instellen.
2. De commissie bestaat uit drie personen die worden benoemd door de algemene vergadering. Zij mogen geen lid zijn van het bestuur.
3. Een lid van de commissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen. Ontslagname door een commissielid is ook mogelijk.
4. Ingeval de toepassing van de statuten en reglementen of een maatregel aanleiding geeft tot een geschil over de interpretatie, kan het direct belanghebbende lid het geschil voorleggen aan de adviescommissie geschillen. Deze commissie doet onderzoek naar en geeft het bestuur een zwaarwegend advies over het geschil.
5. Een geschil moet door de direct belanghebbende binnen drie weken vanaf het moment dat hij op de hoogte is gebracht of redelijkerwijs op de hoogte kan zijn gebracht, schriftelijk bij de adviescommissie worden voorgelegd.
6. De adviescommissie hoort partijen en adviseert het bestuur over het geschil binnen drie weken nadat het geschil aanhangig is gemaakt. De adviescommissie kan deze termijn desgewenst verlengen tot zes weken.
7. Het bestuur besluit daarna binnen drie weken of het dit advies overneemt. Indien het bestuursbesluit afwijkt van het advies, moet dat met redenen zijn omkleed. Het bestuur kan deze termijn desgewenst verlengen tot zes weken.

Artikel 14 Onderhoudscommissie

1. De onderhoudscommissie bestaat uit tenminste drie leden.
2. De commissie benoemt uit hun midden een coördinator, die lid is van de vereniging, die een planning opstelt.
3. De commissie controleert met een bepaalde regelmaat de staat van de gebouwen, de machines en apparaten die eigendom zijn van de vereniging.
4. Indien nodig, repareren of vervangen de commissieleden de geconstateerde gebreken. De commissie krijgt daar in overleg met het bestuur een budget voor.
5. Indien inschakeling van derden nodig is, gebeurt dit na overleg met het bestuur.

Artikel 15 Tuincommissie

1. De tuincommissie telt tenminste drie leden.
2. De commissie kiest uit haar midden een coördinator, die lid is van de vereniging.
3. De commissie heeft tot taak toe te zien op het onderhoud door tuinders van hun tuin en aangrenzende kanten langs de paden. Zij doet dat door de uitvoering van tuincontroles volgens een maandrooster.
Bij niet naleving van het onderhoud wordt het bestuur hiervan in kennis gesteld.
4. De commissie organiseert en houdt toezicht op het algemeen onderhoudswerk.
5. Aanwijzingen voor uitvoering en naleving zijn te vinden in bijlage 1 van dit reglement.
6. Aan het einde van het kalenderjaar legt de tuincommissie verantwoording af aan het bestuur.

Artikel 16 Activiteitencommissie

1. De activiteitencommissie bestaat uit tenminste 5 leden.
2. De commissie kiest uit haar midden een coördinator, die lid is van de vereniging.
3. De commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van alle activiteiten binnen onze vereniging zoals de Paasbrunch, de High Tea, kerststukjes maken e.a.
Zij regelt en verzorgt de receptie ter gelegenheid van Nieuwjaarsdag en evt. andere gelegenheden.
4. De activiteitencommissie coördineert de schoonmaakwerkzaamheden van kantine en
Theehuis.

Artikel 17 Betaling contributie en jaarbijdragen

De jaarbijdragen moeten bij vooruitbetaling per kalenderjaar worden voldaan. Betaling moet plaats vinden in de maand januari van het betreffende kalenderjaar op de door het bestuur te bepalen wijze.

Artikel 18 Parkeren

1. Behoudens bij door het bestuur verleende ontheffing, is parkeren op het tuinenpark niet toegestaan. Met de auto laden en lossen op de tuin is mogelijk. In dit geval blijft de auto op de binnenparkeerplaats staan. Voor de achterin liggende tuinen kan de auto even geparkeerd worden op de rotonde bij het Theehuis. Na het laden en lossen moet de auto in alle gevallen direct buiten het hek op de parkeerplaats worden gezet.
2. Behalve op het pad van het hek naar het Theehuis, is het op alle paden verboden met de auto te rijden.

Artikel 19 Openstelling van het tuinenpark en het afsluiten van het toegangshek

1. Het tuinenpark is voor leden onbeperkt toegankelijk.
2. Tussen 1 april en 1 november is het toegangshek tussen 9.00 en 17.00 uur geopend.
3. Op andere tijden doet een ieder het hek op slot.

Artikel 20 Afval.

1. De leden van onze vereniging zijn verplicht om hun tuinafval op de tuin te composteren.
2. De grote groencontainer is alleen bedoeld voor nachtschadegewassen, onkruiden die zaad bevatten, onkruid dat zich door wortels verspreidt, zieke gewassen en snoeihout.
3. Het eigen grof vuil zoals hout, meubels, kisten e.d. dienen de leden zelf af te voeren.

Dit reglement is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 24 maart 2014.
Ingangsdatum: 5 mei 2014.

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT                                                        bijlage 1

TUINCOMMISSIE

1. De huurder dient zijn tuin in goede staat te houden. De tuincommissie ziet hierop toe.
2. De stroken buiten de tuin langs het pad dienen vrij van onkruid te zijn.
3. Indien er een afrastering aanwezig is rond het gehuurde dient deze in goede staat te zijn en gehouden te worden.
4. Beplanting langs de erfscheiding mag geen overlast opleveren aan de buren.
5. Tuincontroles vinden maandelijks plaats door tenminste twee tuincommissieleden en één bestuurslid.
6. De tuincommissieleden dienen duidelijk te omschrijven waarom de tuin niet aan het reglement voldoet.
7. Bij slecht onderhouden tuinen geldt de volgende procedure.

Eerste contact.
Als bij de tuincontrole een tuin in slechte staat wordt aangetroffen neemt de tuincommissie (TC) eerst telefonisch contact op met de betreffende tuinder om te vragen wat daar de reden van is. Als dat telefonisch niet mogelijk is dan krijgt de tuinder een kaartje/brief om vóór een genoemde datum zelf contact op te nemen met de tuincommissie. Als uit het contact blijkt dat er een geldige reden is waarom de tuin in slechte staat verkeert (bijvoorbeeld ziekte, andere lichamelijke beperkingen, weersomstandigheden etc., een en ander ter beoordeling van het bestuur), dan wordt in overleg met de tuinder bepaald wat de vervolgstappen zijn.
Mogelijkheden zijn: hulp door de vereniging, een ruimere periode voor herstel van de tuin en in het uiterste geval het in overleg beëindigen van de huurovereenkomst. Als er geen geldige reden is dan wordt samen met de tuinder een termijn bepaald waarbinnen de staat van de tuin moet worden verbeterd. Dit geldt dan als een eerste waarschuwing.

Tweede contact.
Als bij controle na de genoemde termijn uit het eerste contact de tuinder zich niet aan de afspraak heeft gehouden wordt opnieuw contact opgenomen (telefonisch, maar waar niet mogelijk, schriftelijk). Als er een geldige reden is dat de tuin niet binnen de genoemde termijn is hersteld (bijvoorbeeld ziekte etc. .), dan wordt in overleg met de TC een nieuwe datum bepaald. Daar moet de tuinder zich dan wel aan houden. Uitstel is dan niet meer mogelijk. Als er geen geldige reden is dan wordt door de TC een nieuwe termijn bepaald waarbinnen alsnog herstel moet plaatsvinden. Dit geldt dan als een tweede waarschuwing.

Derde contact.
Als bij controle na de genoemde termijn uit het tweede contact de tuinder zich opnieuw niet aan de afspraak heeft gehouden dan volgt een brief waarin een onherroepelijke datum wordt vermeld. Vóór die datum dient de tuinder zijn tuin hersteld te hebben.

Opzeggen huurcontract.
Als bij controle van de tuin op de genoemde datum in de brief er geen verbetering is dan volgt een brief met een eenzijdige opzegging van de huurovereenkomst en een termijn waarbinnen de tuin moet worden leeggehaald. De tuinder kan geen aanspraak maken op de waarborgsom. Gemaakte kosten kunnen bij de tuinder in rekening gebracht worden.