Artikel 1 Algemeen
1. Dit huishoudelijk reglement regelt de organisatie van de vereniging.
2. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld, aangevuld en/of gewijzigd door de Algemene Vergadering.
3. Aanvullingen en/of wijzigingen treden niet in werking, alvorens zij door de Algemene Vergadering zijn goedgekeurd.
Artikel 2 Lidmaatschap
1. Het bestuur beslist over de toelating tot het lidmaatschap.
2. Het lidmaatschap vangt aan bij de toetreding tot de vereniging.
3. Als een lid een tuin beschikbaar wordt gesteld, wordt het lidmaatschap aangegaan voor onbepaalde tijd en per kalenderjaar.
Artikel 3 Opzegging of ontbinding van de huurovereenkomst
1. Opzeggen van de overeenkomst dient schriftelijk te geschieden met inachtneming van een termijn van 4 weken. Het lidmaatschap kan in bepaalde gevallen desgewenst als lid zonder tuin worden gecontinueerd.
2. Opzeggen dient schriftelijk te gebeuren bij het secretariaat van de vereniging. Er moet wel voor het hele lopende jaar betaald worden.
3. Bij beëindiging van de tuin dient deze “als zwarte grond” te worden opgeleverd. Aanwijzingen hiervoor worden gegeven in het tuinreglement.
Artikel 4 Ereleden
1. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een persoon die zich in het kader van de doelstelling van volkstuinen in het algemeen en voor de vereniging in het bijzonder zeer verdienstelijk heeft gemaakt, het predicaat ‘erelid’ verlenen. Tot lid van verdienste kunnen worden benoemd de leden die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt.
2. Ereleden, die geen lid zijn van de vereniging, kunnen de ledenvergaderingen bijwonen en hebben daarin een adviserende stem. De oproepingen voor de ledenvergaderingen worden aan hen toegezonden.
Artikel 5 Kandidaten bestuur
1. Bestuursleden worden benoemd uit door het bestuur of door tenminste 4 leden van de vereniging gestelde kandidaten tot uiterlijk twee dagen vóór de datum waarop de betreffende algemene vergadering wordt gehouden.
Artikel 6 Taken voorzitter
1. Tot de taken van de voorzitter behoort in het bijzonder:
a. het leiden van de leden- en bestuursvergaderingen;
b. het toezien op de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement;
c. het toezien op de uitvoering van de besluiten van de ledenvergadering;
d. het doen uitvoeren van de besluiten van het bestuur;
e. het ondertekenen van alle van het bestuur uitgaande stukken;
f. het regelmatig beleggen van bestuursvergaderingen, een en ander onverminderd de verantwoordelijkheid van het bestuur;
Artikel 7 Taken secretaris
1. Tot de taken van de secretaris behoort in het bijzonder:
a. het opmaken van de notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
b. het ter kennis brengen aan het bestuur van alle ingekomen stukken;
c. het schrijven van convocaties voor vergaderingen, het opmaken van brieven, het voeren van de ledenadministratie en het bijhouden van het tuinenregister;
d. het zorgvuldig en ordelijk bewaren van de notulen, akten, jaarverslagen, belangrijke in- en uitgaande brieven en overige daarvoor in aanmerking komende bescheiden der vereniging;
e. het opmaken van het jaarverslag als bedoeld in artikel 10 een en ander met inachtneming van de door het bestuur te geven aanwijzingen;
2. Het bestuur ziet toe op de handelingen van de secretaris en is tegenover de ledenvergadering verantwoordelijk voor het door de secretaris gevoerde beheer.
Artikel 8 Taken penningmeester
1. Tot de taken van de penningmeester behoort in het bijzonder:
a. het voeren van de financiële administratie der vereniging met inbegrip van een administratie van de bezittingen der vereniging;
b. het innen van de inkomsten der vereniging en het betalen van de door de vereniging verschuldigde gelden;
c. het adviseren van het bestuur bij het nemen van besluiten die financiële gevolgen hebben;
d. het opmaken van de jaarrekening als bedoeld in artikel 10;
e. het zorgvuldig en ordelijk bewaren van de financiële bescheiden der vereniging en het overbrengen van deze bescheiden naar de secretaris zodra ze voor de financiële administratie niet meer nodig zijn, een en ander met inachtneming van de door het bestuur te geven aanwijzingen;
2. Het bestuur ziet toe op de handelingen van de penningmeester en is tegenover de ledenvergadering verantwoordelijk voor het door de penningmeester gevoerde beheer.
Artikel 9 Jaarverslag en jaarrekening
1. Na afloop van elk kalenderjaar stelt het bestuur het door de secretaris opgemaakte jaarverslag en de door de penningmeester opgemaakte jaarrekening vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de ledenvergadering.
2. In het jaarverslag en de jaarrekening worden de gegevens opgenomen, die voor de ledenvergadering noodzakelijk zijn ter beoordeling van het beleid van het bestuur.
Artikel 10 Commissies algemeen
1. De vereniging en het bestuur kunnen worden bijgestaan door de volgende commissies:
a. de inkoopcommissie;
b. de financiële controlecommissie;
c. de adviescommissie geschillen;
d. de onderhoudscommissie;
e. de tuincommissie;
f. de activiteitencommissie inclusief kantinediensten;
g. de compostcommissie
2.
a. de commissies hebben tenminste drie leden; de leden van de financiële controlecommissie worden benoemd voor de tijd van drie jaar; de leden van overige commissies voor onbepaalde tijd;
b. commissieleden kunnen tussentijds door het tot benoeming bevoegde orgaan worden ontslagen; ook ontslagname door betrokkenen is mogelijk;
c. benoembaar zijn leden van de vereniging en partners van leden;
d. in de kascommissie en de adviescommissie geschillen zijn geen partners als lid benoembaar;
e. elke door bestuur benoemde commissie heeft een bestuurslid als aanspreekpunt;
3. Het bestuur ziet toe op de handelingen van de commissies. De commissies brengen na afloop van elk kalenderjaar aan het bestuur verslag uit van hun werk en bevindingen.
Deze verslagen worden opgenomen in het jaarverslag en de rekening en verantwoording.
4. Het tot benoeming bevoegde orgaan kan de commissies aanwijzingen geven omtrent het te voeren beheer. De commissies zijn voor het gevoerde beheer verantwoording schuldig aan het bestuur en geven het daarover alle verlangde inlichtingen.
Artikel 11 Inkoopcommissie
1. De inkoopcommissie is belast met het inkopen van zaad, pootgoed, planten, struiken, gereedschappen en andere materialen ten behoeve van het amateur-tuinieren, en met het verkopen van die materialen aan de leden.
2. De inkoopcommissie draagt zorg, dat de geldelijke verplichtingen aan leveranciers in totaal niet boven een door het bestuur te bepalen bedrag komen. Voor het aangaan van verplichtingen boven dit bedrag is goedkeuring nodig van het bestuur.
3. De inkoopcommissie is bevoegd de door de leden te betalen verkoopprijs zodanig vast te stellen, dat- na aftrek van kosten- een matige winst ten bate van de verenigingskas wordt gemaakt.
4. De inkoopcommissie wijst één van haar leden aan voor het houden van de kas van de inkoopcommissie.
5. Eén keer per maand maakt de inkoopcommissie een overzicht van de gemaakte inkoopkosten en de ontvangen verkoopopbrengsten. Zij overhandigt dit overzicht aan de penningmeester en stort tegelijk het saldo van de geldmiddelen in de verenigingskas.
Artikel 12 Financiële controlecommissie
1. De financiële controlecommissie heeft tenminste drie leden. Zij worden voor de tijd van drie jaar benoemd door de ledenvergadering. Na hun aftreden zijn zij niet herkiesbaar gedurende een jaar.
2. De commissie is te allen tijde bevoegd inzage te vorderen van de bescheiden der vereniging die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van het financieel beheer.
3. De leden van het bestuur en van de commissies zijn verplicht aan een dergelijke vordering te voldoen en geven de commissie ook overigens alle verlangde inlichtingen.
4. De commissie is bevoegd zich op kosten der vereniging te doen bijstaan door een financieel deskundige.
Artikel 13 Adviescommissie geschillen
1. De algemene vergadering kan een adviescommissie geschillen instellen.
2. De commissie bestaat uit drie personen die worden benoemd door de algemene vergadering. Zij mogen geen lid zijn van het bestuur.
3. Een lid van de commissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen. Ontslagname door een commissielid is ook mogelijk.
4. Ingeval de toepassing van de statuten en reglementen of een maatregel aanleiding geeft tot een geschil over de interpretatie, kan het direct belanghebbende lid het geschil voorleggen aan de adviescommissie geschillen.
Deze commissie doet onderzoek naar en geeft het bestuur een zwaarwegend advies over het geschil.
5. Een geschil moet door de direct belanghebbende binnen drie weken vanaf het moment dat hij op de hoogte is gebracht of redelijkerwijs op de hoogte kan zijn gebracht, schriftelijk bij de adviescommissie worden voorgelegd.
6. De adviescommissie hoort partijen en adviseert het bestuur over het geschil binnen drie weken nadat het geschil aanhangig is gemaakt. De adviescommissie kan deze termijn desgewenst verlengen tot zes weken.
7. Het bestuur besluit daarna binnen drie weken of het dit advies overneemt. Indien het bestuursbesluit afwijkt van het advies, moet dat met redenen zijn omkleed. Het bestuur kan deze termijn desgewenst verlengen tot zes weken.
Artikel 14 Onderhoudscommissie
1. De onderhoudscommissie bestaat uit tenminste drie leden.
2. De commissie benoemt uit hun midden een coördinator, die lid is van de vereniging, die een planning opstelt.
3. De commissie controleert met een bepaalde regelmaat de staat van de gebouwen, de machines en apparaten die eigendom zijn van de vereniging.
4. Indien nodig, repareren of vervangen de commissieleden de geconstateerde gebreken. De commissie krijgt daar in overleg met het bestuur een budget voor.
5. Indien inschakeling van derden nodig is, gebeurt dit na overleg met het bestuur.
Artikel 15 Tuincommissie
1. De tuincommissie telt tenminste drie leden.
2. De commissie kiest uit haar midden een coördinator, die lid is van de vereniging.
3. De commissie heeft tot taak toe te zien op het onderhoud door tuinders van hun tuin en aangrenzende kanten langs de paden. Zij doet dat door de uitvoering van tuincontroles volgens een maandrooster. Bij niet naleving van het onderhoud wordt het bestuur hiervan in kennis gesteld.
4. De commissie organiseert en houdt toezicht op het algemeen onderhoudswerk.
5. Aanwijzingen voor uitvoering en naleving zijn te vinden in bijlage 1 van dit reglement.
6. Aan het einde van het kalenderjaar legt de tuincommissie verantwoording af aan het bestuur.
Artikel 16 Activiteitencommissie
1. De activiteitencommissie bestaat uit tenminste 5 leden.
2. De commissie kiest uit haar midden een coördinator, die lid bij voorkeur is van de vereniging.
3. De commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van alle activiteiten binnen onze vereniging zoals de Paasbrunch, de High Tea, kerststukjes maken e.a. Zij regelt en verzorgt de receptie ter gelegenheid van Nieuwjaarsdag en evt. andere gelegenheden.
4. De activiteitencommissie coördineert de schoonmaakwerkzaamheden van kantine en Theehuis.
Artikel 17 Compostcommissie
1. De onderhoudscommissie bestaat uit tenminste drie leden.
2. De commissie benoemt uit hun midden een coördinator, die lid is van de vereniging.
3. De commissie heeft tot taak het in goede banen leiden van het inzamelen en verwerken van het rest groen, welke niet op de eigen tuin gecomposteerd kan worden.
4. Zij doet dat door actieve ondersteuning aan de leden.
5. Deze bestaat uit het bieden van hulp bij het verkleinen van restgroen zowel op de tuin van leden, tijdens de opzoomer dagen als centraal en het bewaken van het composteringsproces bij de “compost-straat”.
Ook zijn de leden aanspreekpunt bij vragen over composteren en kunnen lezingen en workshops georganiseerd worden naar behoefte.
6. Uitgifte van houtsnippers, halfrijpe compost en ophooggrond vindt plaats wanneer beschikbaar en in evenredigheid. Deze is beschikbaar voor alle leden met een tuin binnen de vereniging, waarbij het onderhoud van het tuinencomplex enige voorrang geniet.
7. De commissie voert beheer en onderhoud van te gebruiken materialen en machines in eigen beheer uit. De commissie krijgt daar in overleg met het bestuur een budget voor.
8. Indien inschakeling van derden nodig is, gebeurt dit na overleg met het bestuur.
9. Verdere informatie wordt aan leden bij aanvaarding van een tuin uitgereikt en is tevens terug te vinden op de website onder informatie voor nieuwe leden. (informatie moet nog worden toegevoegd aan de website)
10. Aan het einde van het kalenderjaar legt de compostcommissie verantwoording af aan het bestuur.
Artikel 18 Betaling contributie en jaarbijdragen
De jaarbijdragen moeten bij vooruitbetaling per kalenderjaar worden voldaan. Betaling moet plaats vinden in de maand januari van het betreffende kalenderjaar op de door het bestuur te bepalen wijze.
Artikel 19 Parkeren
1. Behoudens bij door het bestuur verleende ontheffing, is parkeren op het tuinenpark niet toegestaan. Met de auto laden en lossen op de tuin is mogelijk. In dit geval blijft de auto op de binnenparkeerplaats staan. Voor de achterin liggende tuinen kan de auto even geparkeerd worden op de rotonde bij het Theehuis. Na het laden en lossen moet de auto in alle gevallen direct buiten het hek op de parkeerplaats worden gezet.
2. Behalve op het pad van het hek naar het Theehuis, is het op alle paden verboden met de auto te rijden.
Artikel 20 Openstelling van het tuinenpark en het afsluiten van het toegangshek
1. Het tuinenpark is voor leden onbeperkt toegankelijk.
2. Tussen 1 april en 1 november is het toegangshek tussen 9.00 en 17.00 uur geopend.
3. Op andere tijden doet een ieder het hek op slot.
Artikel 21 Afval
1. De leden van onze vereniging zijn verplicht om hun tuinafval op de tuin te composteren.
2. De grote groencontainer is alleen bedoeld voor nachtschadegewassen, onkruiden die zaad bevatten, onkruid dat zich door wortels verspreidt, zieke gewassen en snoeihout.
3. Het eigen grof vuil zoals hout, meubels, kisten e.d. dienen de leden zelf af te voeren.
Dit reglement is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 12 maart 2024 en vervangt de voorgaande versie van 5 mei 2014.
Ingangsdatum: 21 dagen na vaststelling
Bijlage 1 Uitvoeringsnota tuin- en boomschouw
Uitgangspunten
• Een lid is een tuinder en is daarmee iemand die in zijn volkstuin groente, fruit of andere gewassen verbouwt.
• Het beleid van het bestuur van de tuinvereniging is erop gericht de tuinders met plezier te laten tuinieren.
• Het plezier is zichtbaar in een goed onderhouden tuin en dat betekent dat de tuinder actief gewassen verbouwt en dat ongewenste planten (onkruid) worden bestreden.
• De tuinder:
o veroorzaakt geen hinder in de buurtuinen;
o is te allen tijde verantwoordelijk voor het onderhoud van zijn tuin en de daarbij behorende opstallen;
o werkt volgens de principes van het natuurlijk tuinieren zoals vastgesteld in het tuinreglement;
• De criteria voor een goed tuinonderhoud gelden onverkort voor de nieuwe tuinen. Voor bestaande tuinen kan het bestuur in overleg met de tuinder uitzonderingen daarop afspreken.
Objectieve criteria voor tuinschouw
• Minimaal 50% van de tuin is in gebruik voor het kweken van groenten, fruit en sierplanten.
• Gras beslaat maximaal 30% van de tuin (binnen de 50%).
• Een aaneengesloten verharding is niet groter dan 20%.
• Kunstgras is niet toegestaan. Uitzonderlijke gevallen in overleg met het bestuur.
• Er staat geen invasieve exoot zoals Siberische berenklauw, Japans duizendknoop of woekerbamboe in de tuin.
• De composthoop/-bak is aanwezig, actief in gebruik, afgebakend en kan geen overlast veroorzaken.
• Op de tuin bevinden zich alleen voorwerpen die gebruikt worden voor het tuinieren.
• Randen zijn vrij van onkruid en stenen.
Subjectieve criteria voor de tuinschouw
Verzorging
Het is prettig om naar een goed gebruikte en verzorgde tuin te kijken, zowel voor de tuinders onderling als voor de wandelaars langs onze tuinen.
Gelet hierop geldt het volgende:
• Aan de tuin is te zien dat deze actief wordt beheerd.
• Fruitbomen zijn gesnoeid/worden onderhouden en het fruit wordt geplukt.
• Groente- of bloemenbedden zijn ten behoeve van ten minste één oogst per jaar zichtbaar in gebruik.
• Het aaneengesloten gras wordt regelmatig gemaaid.
• De bedden zijn nagenoeg onkruidvrij.
• De beplanting geeft geen hinder zoals overmatige schaduw bij de buren.
• Struiken als bramen, frambozen en bessen zijn voldoende ingetoomd. Onkruid worden actief bestreden.
De gewassen die in het algemeen als ‘onkruid’ betiteld worden, kunnen een functie hebben in het onderhouden van een ecologisch evenwicht in de tuin. Dergelijke gewassen mogen daarom in beperkte mate in een tuin aanwezig zijn, mits geconcentreerd in een deel van de tuin. Onkruid mag niet in de hele tuin dominant zijn. Notoir hinderlijke planten die uitlopers maken of zaad verspreiden naar de buurtuinen zoals zevenblad, heermoes en bloeiende grassen moeten in de hele tuin worden bestreden.
Boomschouw
• Bomen zorgen zowel in het semi-openbare gedeelte als op de individuele tuinen voor een mooie groene aankleding op het volkstuincomplex.
• De keerzijde is dat de bomen onderhouden moeten worden en overlast kunnen veroorzaken. Denk aan overlast door schaduw of omvallen. De vereniging huurt de tuinen van de gemeente. In die zin blijft de gemeente juridisch aansprakelijk voor de veiligheid van alle bomen op het tuincomplex.
• Onderhoud van de bomen op de tuinen is de verantwoordelijkheid van de tuinder.
• Bomen worden beschouwd als legale aanplant mits de aanplant voldoet aan het tuinreglement en de bomen goed en veilig zijn onderhouden.
• Illegale bomen moeten worden verwijderd. De kosten hiervan zijn voor rekening van de tuinder.
Voor het planten van bomen en het onderhoud ervan geldt het volgende:
• Het planten van bomen geschiedt in overleg met het bestuur. Belangrijk hierbij is de keuze, motivatie en onderhoudsplan. Dit om wildgroei te voorkomen.
• Het planten van hoog opgaand geboomte is op de tuinen niet toegestaan.
• Opschot van bomen dient te worden verwijderd.
• Het is niet toegestaan andere bomen dan laagstamfruitbomen te planten.
• Het is niet toegestaan struiken en bomen te laten groeien hoger dan de doorgetrokken denkbeeldige lijn over de hoogte van één meter op de grens en twee meter op één meter afstand haaks op de grens, met een maximum van 3 meter.
Beoordeling
• De tuinschouw vindt in het seizoen minimaal tweemaal plaats tussen 1 april en 30 oktober. Voor de bomen is er een aparte bomenschouw.
• Een lid dat verwacht gedurende langere tijd de tuin niet goed te kunnen onderhouden moet de commissie daarover tijdig informeren. Op die manier kunnen pijnlijke situaties, zowel voor het lid als voor de commissie, voorkomen worden.
• Een tuinschouw is maatwerk. Van belang zijn bijvoorbeeld de ligging van de tuin ten opzichte van de zon, lastig te bewerken grond of de aanwezigheid van bomen die schaduw veroorzaken of wortels in de tuin hebben.
• De beoordeling tijdens een tuinschouw kan luiden:
o A in orde;
o B hoofdzakelijk in orde, maar bij de eerstvolgende tuinschouw moet een tekortkoming zijn verholpen;
o C niet in orde;
• In het geval ‘niet in orde’ is er:
o bij een voorgaande tuinschouw een tekortkoming vastgesteld en blijkt nu dat deze niet is verholpen;
o sprake van structurele achterstand;
o sprake van een of meer ernstige tekortkomingen;
Procedure tuincommissie
• Het bestuur wordt bijgestaan door de tuincommissie.
• Deze commissie maakt van haar bevindingen een verslag en motiveert daarin de b- en c-beoordelingen.
• Door omstandigheden (historie, ziekte, leeftijd, vakantie) kan het onderhoud achter lopen. De schouwcommissie zal daarom bij een c-beoordeling eerst overleggen met de tuinder voordat zij het oordeel voorlegt aan het bestuur.
• Het bestuur bespreekt het verslag in de bestuursvergadering.
• De commissie past waar nodig het verslag aan en communiceert de beoordeling met de betreffende tuinder.
• Het bestuur draagt zorg voor de archivering van de beoordelingen.
Informeren betrokken tuinder
• Bij een A-beoordeling wordt het lid per mail geïnformeerd.
• Bij een B-beoordeling wordt het lid schriftelijk of per mail geïnformeerd.
• Bij een C-beoordeling wordt het lid mondeling geïnformeerd.
• Bij de C-beoordeling maakt de commissie een schriftelijk verslag van het overleg met het lid en van de eventuele aanpassing van de beoordeling.
Gevolgen negatieve beoordeling
• Een C-beoordeling geldt als één negatief punt, een B-beoordeling geldt als een half negatief punt.
• Als er binnen twee opeenvolgende jaren drie negatieve punten zijn gegeven, dan zal het bestuur volgens artikel 7 lid 4 van de statuten het lidmaatschap opzeggen. Het bestuur kan hiervan afwijken, bijvoorbeeld als gevolg van persoonlijke omstandigheden van de tuinder.
• Het lid kan hiertegen bij de Adviescommissie Geschillen in beroep zoals voorgeschreven in het huishoudelijk reglement. De uitspraak van de adviescommissie geschillen is zwaarwegend .
• Het bestuur informeert de ALV over het aantal beoordelingen per categorie (A, B, C).
Opzeggen huurcontract
• Als er dan nog geen verbetering is, dan volgt een brief met een datum waarop de huur eenzijdig wordt opgezegd en een termijn waarbinnen de tuin moet worden leeggehaald.
• De tuinder kan geen aanspraak maken op de waarborgsom.
• Gemaakte kosten kunnen bij de tuinder in rekening gebracht worden.
Hardheidsclausule
In onze vereniging zijn er grote verschillen in de frequentie waarmee wordt getuinierd en in de opvattingen over wat tuinieren is. Door die verschillen is het niet eenvoudig om een rechtvaardig en eenduidig tuinschouwbeleid te voeren. Niet alle tuinen voldoen op dit moment aan bovenstaande criteria.
Onverkorte toepassing van de regels kan tot een onaanvaardbare hardheid leiden. In deze situatie kan de hardheidsclausule worden toegepast. De hardheidsclausule houdt in dat het bestuur het recht heeft van de regels af te wijken.
Deze bijlage is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 12 maart 2024 en vervangt de voorgaande versie van 5 mei 2014.
Ingangsdatum: 21 dagen na vaststelling